Sous-traitance cosmétique : les 5 clés d’une relation optimisée

En sous-traitance cosmétique, comme pour toute autre industrie, établir une relation optimisée n’est pas toujours chose aisée. Les délais réduits, les interlocuteurs variés et les ping pongs de mails n’aident pas à établir un rapport Client / sous-traitant clair et serein. Voici les 5 clés qui vous permettront d’optimiser vos échanges :

Cibler les intervenants dans la relation client / sous-traitant

Définir les interlocuteurs de chaque partie du B to B et dans chaque domaine de compétence est élémentaire. Un mail adressé à la bonne personne sera traité plus efficacement.  Certaines entreprises font aussi le choix de n’avoir qu’un interlocuteur référent via un Chef de projet par exemple. Il aura ensuite le rôle de dispatcher en interne les actions et informations. Il est fortement conseillé de joindre la liste des contacts dans le cahier des charges établi afin de l’avoir toujours à portée de main.

Fixer le cadre de travail en sous-traitance cosmétique

Chaque projet de sous-traitance cosmétique doit être encadré par un cahier des charges le plus complet et précis possible.

Le cahier des charges est construit avec et pour chaque entité représentée.

Le Client doit y faire figurer ses exigences et anticiper si possible les besoins d’informations pour gérer le projet qu’il confie. Le sous-traitant doit y inclure aussi ses contraintes. Enfin, les parties doivent répartir d’un commun accord les responsabilités et les rôles de chacun. Le cahier des charges permet ainsi d’ouvrir le dialogue et d’anticiper les problématiques possibles.

Définir les spécifications produit à donner en sous-traitance cosmétique

Chaque produit comporte des critères intrinsèques (composition, propriétés physico-chimiques, teintes…) et extrinsèques (assemblage, orientations étiquettes…).

Afin de border le projet de sous-traitance cosmétique et éviter les mauvaises surprises, une fiche de spécifications peut être établie. Elle détaillerait alors le mode opératoire et les conditions de réalisation attendues. Ne pas hésiter à enrichir le document de photos ou de schémas pour le rendre plus vivant et compréhensible par tous.

Vous pouvez aussi vous aider d’un témoin physique mais il ne se suffira pas à lui seul… Avez-vous déjà monté une armoire suédoise sans la notice ?

Déterminer son niveau de qualité

Le zéro défaut n’existe pas (malheureusement) !

Lors de la première production de sous-traitance cosmétique, le Client ET le sous-traitant doivent définir le niveau de qualité. Il reflète alors la qualité qui satisfait le Client en dépit des contraintes techniques et opérationnelles du sous-traitant.

Attention ! Le niveau de qualité défini doit rester compatible avec les taux de gâches communiqués dans le cahier des charges.

Ensuite il ne reste plus qu’à formaliser la panoplie de défauts !

Développer des outils pertinents de suivi de la sous-traitance cosmétique

Une fois le projet de sous-traitance cosmétique lancé, ne pas rompre la relation entre le Client et le sous-traitant. La communication régulière d’indicateurs et de plan d’actions permet d’améliorer la prestation et les échanges entre les équipes.

A chaque projet son challenge, et vous quel sera le vôtre ?